如何让会议有效率

如何让会议有效率

不知你有没类似的经验,当你有重要的事却找不到一家企业的主管时,最常得到的答案是「开会中,不在位置上」,所以无效的会议不但会内耗组织宝贵资源也可能造成商机的流失的风险,管理者必须谨慎的对待,于掌握造成会议无效的原因后,要以身作则并激发成员改善会议质量的斗志,运用团队的力量共同思考如何克服这些问题,有效的建置出符合组织运作及文化的会议机制。

报载,福特汽车的执行长比尔?福特,接任时发现福特汽车的开会文化已经严重影响到整个公司的决策过程。而且以他个人的观察,许多会议已经沦为「管理娱乐」,主管出席只是害怕没有被他人注视,所以只是形式的参与,或者参与会议皆是恪遵「过去的惯例」,应付报告为开会而开会。所以决心整顿开会文化,下令削减不必要的会议,要求日后的开会,是「值得让我们花费时间的会议,可以协助我们行动更加敏捷,打破官僚体制,以及可以提升决策执行的效率。」期待削减不必要的会议可以提升企业运作效率。

削减不必要的会议是建置有效会议的起步,去除不必要的会议后,管理者要将心力放在那些必要的会议上,为它们设定出必须遵守的会议规范和程序,公告周知让全体成员了解,为提升会议的质量一起努力付出心力。

要让会议有效其要素有:

  1. 会议前要有完善准备
  2. 会前针对会议目的审慎思考准备各项会议的内容,如会议名称、议程、时间、地点。应准备资料表报及与会人员等等,并且事前寄发通知信函。
  3. 针对目的来安排议程
  4. 依据会议目的妥善的排定议程,让每个人清楚自己的角色及责任,并以此做为会议的检核表,可随时掌握会议进行的脉动。
  5. 严守准时开会的纪律
  6. 不能准时开会是大家最为诟病的,也是最浪费时间资源的,组织一定要坚决维持准时开会的纪律。
  7. 报告资料要事前搜集
  8. 主办单位对于要提报的数据一定要事前搜集准备,要避免现场临时要与会人员提供,造成时间的浪费,及可能无法完整的问题。现在网络联系甚为方便,可妥善加以运用可提升资料的搜集的效率。
  9. 发言要力求简洁有力
  10. 与会成员事前有做功课,于会议时就比较能掌握提报的数据和时间,就不会纠缠不清,过程中主席也应要求发言人发言简洁,以利有效掌握时间。
  11. 确保会议主题不偏离
  12. 确保所有报告与研讨要切中主题,不要因为没有坚守主题而变成各自表述的「盲目会议」。主席发现有偏离主题的情形一定要立即提出纠正,与会者之间也要相互约束。
  13. 问题研讨要找出对策
  14. 会议中针对问题做探讨,一定要共同提出对策,若是问题无法真正解决,那这问题就会一再发生,发生问题就再开会,周而复始,就有开不完的会。
  15. 详细记录决议并确认
  16. 开会的同时,就做出正式决议,成为会议纪录。会议纪录最好是由参与会议的人员现场做出来,应避免事后再做整理,只要完成纪录主席要让现场所有的与会人员一起确认,并且要让每项有后续执行的事项有明确的承担者。让决议事项可以于会后即可开始执行相关的工作。
  17. 有效追踪决议的事项
  18. 对于决议事项要设定追踪的方式和时间表,若是有后续会议或例行的会议,应于会议议程中排定固定时间做上次会议之决议事项了解其执行进度的追踪。让会议的决议确保可以被执行,避免陷入「决而不行、行而不实」的困境。
  19. 会后要检讨其必要性
  20. 不管是临时、项目或是例行会议,管理者仍要去思维,这会议是否有其必要性,有无其它替代方案,效法前面所提到福特汽车比尔?福特的精神,对于没有必要的会议要断果敢的取消停止,因为不必要的会议既使开得很有效率对组织的执行力仍是没有贡献。

「会而不议、议而不决、决而不行、行而不实」是大家耳熟能详的顺口溜,管理者不要让它真正变成组织会议的写照。切记,只要你愿意用心就可以让会议更有效率。